You’ve got the German basics down. ✅ You know “Hallo”, “Tschüss”, and maybe even “Mit freundlichen Grüßen.” But when it comes to writing an actual email in German, do you sound like:
- 🤖 A stiff bureaucrat from 1972?
- 🧑🎓 A language school student copying phrases from Duolingo?
Let’s fix that.
This guide will show you how to write German emails like a real human, whether you’re messaging your professor, landlord, coworker — or applying for that dream job.
🧱 Step 1: Pick the Right Level of Formality
🧍Informal
Used with friends, peers, or people your age that you know well.
Greeting:
- Hallo Maria,
- Hi Max,
Closing:
- Liebe Grüße
- Viele Grüße
- Bis bald!
👔 Formal
Used in professional, academic, or official settings.
Greeting:
- Sehr geehrte Frau Müller, (Dear Ms. Müller)
- Sehr geehrter Herr Schmidt, (Dear Mr. Schmidt)
- Sehr geehrte Damen und Herren, (To whom it may concern)
Closing:
- Mit freundlichen Grüßen (the gold standard for formal emails)
- Mit besten Grüßen
- Hochachtungsvoll (ultra-formal, rarely used except in legal letters)
✍️ Step 2: Use Opening Phrases That Don’t Scream “TEXTBOOK GERMAN”
Instead of robotic lines like:
Ich schreibe Ihnen, weil… 😴
Try these more natural openers:
- Ich hoffe, es geht Ihnen gut. (I hope you’re doing well.)
- Bezüglich Ihrer letzten E-Mail… (Regarding your last email…)
- Vielen Dank für Ihre Nachricht. (Thanks for your message.)
- Ich wollte mich erkundigen, ob… (I wanted to ask whether…)
👉 These sound respectful, but human.
💬 Step 3: Say What You Need — Clearly and Politely
Examples:
- Könnten Sie mir bitte weitere Informationen schicken?
(Could you please send me more information?) - Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören.
(I’d be happy to hear from you.) - Anbei finden Sie die gewünschten Unterlagen.
(Attached you’ll find the requested documents.)
⚠️ Avoid Google-Translating full sentences. It often leads to awkward phrasing and misused politeness levels.
📎 Step 4: Master Email Attachments Like a Pro
Instead of:
I have attached the thing you asked me for…
Use:
- Im Anhang finden Sie… (You’ll find … attached)
- Die Datei ist beigefügt. (The file is attached.)
Germans love order. Your email — and your attachments — should be tidy and labeled.
🧠 Pro Tip: Ditch Overused Phrases (or Use Them Well)
A phrase like “Mit freundlichen Grüßen” is fine — but don’t let your email read like a copy-paste Frankenstein monster.
Vary the tone a bit. Combine formality with a personal touch:
“Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und freue mich auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen, Ülvi”
Now you sound professional but warm — not robotic.
🛑 Don’t Do This
❌ Hallo, ich bin ein Student. Ich schreibe Ihnen eine E-Mail. Ich habe eine Frage. Vielen Dank.
(This sounds like a school assignment, not real communication.)
Instead:
✅ Sehr geehrter Herr Weber, ich hätte eine kurze Rückfrage zum Projektzeitplan. Vielen Dank im Voraus!
See the difference?
💌 Final Template (Copy & Tweak as Needed)
Sehr geehrte Frau/Herr [Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen bezüglich [Thema].
[Ask your question / make your point]
Im Anhang finden Sie [Dokumente, Infos, etc.].
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]