📧 How to Write a German Email (Without Sounding Like a Robot or a Student)

You’ve got the German basics down. ✅ You know “Hallo”, “Tschüss”, and maybe even “Mit freundlichen Grüßen.” But when it comes to writing an actual email in German, do you sound like:

• 🤖 A stiff bureaucrat from 1972?
• 🧑‍🎓 A language school student copying phrases from Duolingo?

Let’s fix that.

This guide will show you how to write German emails like a real human, whether you’re messaging your professor, landlord, coworker — or applying for that dream job.

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🧱 Step 1: Pick the Right Level of Formality

🧍Informal

Used with friends, peers, or people your age that you know well.
Greeting:

• Hallo Maria,
• Hi Max,

Closing:

• Liebe Grüße
• Viele Grüße
• Bis bald!

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👔 Formal

Used in professional, academic, or official settings.
Greeting:

• Sehr geehrte Frau Müller, (Dear Ms. Müller)
• Sehr geehrter Herr Schmidt, (Dear Mr. Schmidt)
• Sehr geehrte Damen und Herren, (To whom it may concern)

Closing:

• Mit freundlichen Grüßen (the gold standard for formal emails)
• Mit besten Grüßen
• Hochachtungsvoll (ultra-formal, rarely used except in legal letters)

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✍️ Step 2: Use Opening Phrases That Don’t Scream “TEXTBOOK GERMAN”

Instead of robotic lines like:

Ich schreibe Ihnen, weil… 😴

Try these more natural openers:

• Ich hoffe, es geht Ihnen gut. (I hope you’re doing well.)
• Bezüglich Ihrer letzten E-Mail… (Regarding your last email…)
• Vielen Dank für Ihre Nachricht. (Thanks for your message.)
• Ich wollte mich erkundigen, ob… (I wanted to ask whether…)

👉 These sound respectful, but human.

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💬 Step 3: Say What You Need — Clearly and Politely

Examples:

• Könnten Sie mir bitte weitere Informationen schicken?
  (Could you please send me more information?)
• Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören.
  (I’d be happy to hear from you.)
• Anbei finden Sie die gewünschten Unterlagen.
  (Attached you’ll find the requested documents.)

⚠️ Avoid Google-Translating full sentences. It often leads to awkward phrasing and misused politeness levels.

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📎 Step 4: Master Email Attachments Like a Pro

Instead of:

I have attached the thing you asked me for…

Use:

• Im Anhang finden Sie… (You’ll find … attached)
• Die Datei ist beigefügt. (The file is attached.)

Germans love order. Your email — and your attachments — should be tidy and labeled.

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🧠 Pro Tip: Ditch Overused Phrases (or Use Them Well)

A phrase like “Mit freundlichen Grüßen” is fine — but don’t let your email read like a copy-paste Frankenstein monster.

Vary the tone a bit. Combine formality with a personal touch:

“Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und freue mich auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen, Ülvi”

Now you sound professional but warm — not robotic.

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🛑 Don’t Do This

❌ Hallo, ich bin ein Student. Ich schreibe Ihnen eine E-Mail. Ich habe eine Frage. Vielen Dank.
(This sounds like a school assignment, not real communication.)

Instead:

✅ Sehr geehrter Herr Weber, ich hätte eine kurze Rückfrage zum Projektzeitplan. Vielen Dank im Voraus!

See the difference?

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💌 Final Template (Copy & Tweak as Needed)

Sehr geehrte Frau/Herr [Name],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen bezüglich [Thema]. 

[Ask your question / make your point]

Im Anhang finden Sie [Dokumente, Infos, etc.].  
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen  
[Dein Name]